Selain menggunakan fitur Simple Purchase Order untuk pembelian barang/menambah stok pada inventory/Back Office, Anda juga dapat memilih untuk melakukan penambahan stok dengan fitur yang lebih lengkap, yaitu Advanced Purchase Order (PO).

Konten dalam artikel berikut:

• Perbandingan Fitur Simple dan Advanced PO
• Mengapa Penting Menggunakan Fitur Advanced PO?
• Ketentuan Umum dalam Memilih Fitur PO
• Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ) Seputar Fitur Advanced PO

Perbandingan Fitur Simple dan Advanced PO

Moka memiliki dua fitur PO, yaitu Simple PO dan Advanced PO dimana Merchant memiliki fleksibilitas untuk memilih salah satunya untuk diterapkan.

Fitur Advanced PO adalah pembaruan fitur PO Moka dimana pelaku bisnis memiliki kemampuan untuk meminta, menyetujui, menolak, mengirim, mengirim sebagian, menerima sebagian, dan menerima barang melalui fitur PO. Fitur ini memudahkan Anda untuk mereview setiap request sebelum dikirim ke supplier.

Simak berbagai perbedaan fitur Simple Purchase Order dengan Advanced PO melalui gambar di bawah:

Mengapa Penting Menggunakan Fitur Advanced PO?

Dengan Simple PO, Moka memiliki fitur Inventory yang sifatnya sederhana, sehingga muncul banyak kebutuhan untuk melakukan pembaruan dalam fitur tersebut.

Pengguna Moka yang memiliki skala bisnis besar atau yang biasa disebut Enterprise Merchant membutuhkan fitur untuk kontrol dan proses purchase order yang jelas. Fitur Advanced PO ini dirilis atas kebutuhan Enterprise Merchant maupun merchant lainnya yang memerlukan alur purchase order dengan persetujuan yang jelas.

Meskipun dikembangkan dari kebutuhan pengguna Moka yang secara umum tergolong kedalam Enterprise Merchant, penggunaan fitur ini tidak terbatas untuk Enterprise Merchant saja.

Ketentuan Umum dalam Memilih Fitur PO

Terdapat berbagai ketentuan yang perlu diperhatikan sebelum Anda memutuskan salah satu opsi fitur Purchase Order, sebagai berikut:

• Merchant tetap memiliki fleksibilitas untuk menggunakan antara fitur Simple PO dan Advanced PO sesuai kebutuhan.
• Pemilik akun dapat mengakses ke pengaturan Inventory dan memilih jenis fitur yang digunakan. Setelah memilih, sistem akan menerapkannya secara otomatis.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan (FAQ) Seputar Fitur Advanced PO

• Apa yang dimaksud dengan Advanced PO?
  • Advanced PO adalah fitur yang akan membuat alur pemesanan item (purchase order) di toko Anda melewati berbagai persetujuan pihak yang ditentukan sebelum akhirnya item sukses di terima.

• Bagaimana ketentuan alur dalam fitur Advanced PO dan cara kerjanya?
  • Jika Anda memilih untuk menggunakan Advanced PO, maka terdapat alur yang harus diikuti seluruhnya. Alur tersebut berupa: 
    • Create Request: pengguna akan membuat permintaan PO untuk persetujuan supervisor
    • Approval:  pengguna yang telah menyetujui izin akan meninjau dan memilih untuk menyetujui atau menolak permintaan
    • Reject (jika diperlukan): jika ditolak, akan ada dua opsi, menolak sepenuhnya atau menolak dengan revisi.
    • Fulfillment: Pengguna yang memiliki izin pemenuhan dapat menerima atau tidak menerima barang rusak
  • Berikut ini penggambaran cara bekerja alur tersebut secara keseluruhan
• Keuntungan apa yang akan saya dapatkan dengan fitur Advanced PO ini?
  • Ada beberapa benefit yang bisa Anda dapatkan :
    • Bisa melakukan permintaan serta konfirmasi penerimaan barang secara parsial dari keseluruhan list
    • Memiliki alur persetujuan yang jelas mulai dari permintaan, pengiriman, dan penerimaan barang
    • Proses permintaan dan penerimaan barang lebih terkontrol

• Apa perbedaan Advanced PO dengan Simple PO?
  • Simple PO adalah fitur inventory yang sifatnya lebih sederhana. Sedangkan Advanced PO adalah pembaharuan dari fitur PO yang bisa mengontrol dan memproses PO item secara lebih terstruktur dan jelas.
• Setelah memilih Advanced PO, apakah saya masih bisa menggunakan Simple PO?
  • Bisa, Anda tetap bisa memilih dan menentukan untuk menggunakan Simple PO atau Advanced PO sesuai kebutuhan.

• Apakah saya bisa melakukan PO item dengan memilih beberapa varian saja?

  • Tidak bisa, jika item memiliki beberapa varian, maka PO harus dilakukan untuk semua varian.

• Apakah stok akan otomatis terpotong jika jumlah item yang akan di PO sudah diisi?

  • Stok akan otomatis terpotong pada saat memasukkan jumlah item yang akan dilakukan shipment dan sudah klik save.

• Pada saat sudah dilakukan fulfillment, apakah stok akan otomatis masuk ke outlet yang di PO?

  • Benar, stok akan masuk ke outlet yang di PO ketika fulfillment sudah dilakukan.

• Apakah ada perhitungan COGS waste untuk item yang tidak diterima?

  • Saat ini belum ada.

• Apakah ada biaya tambahan untuk menggunakan fitur advanced PO ini?

  • Untuk sekarang tidak ada biaya tambahan. Fitur ini dapat diakses gratis hingga 31 Maret 2023.

• Apakah bisa merubah settingan dari simple ke advanced dan sebaliknya secara terus menerus?

  • Bisa, merchant dapat merubah settings simple dan advanced kapanpun. Bila terdapat sisa proses advanced yang belum selesai, maka ketika diubah ke simple merchant masih dapat menyelesaikan advanced dan ketika semua telah selesai maka tampilan akan berubah menjadi simple PO. Ketika create request pun merchant akan melakukan secara simple. Ini berlaku juga dari simple ke advanced.

• Apakah satu access hanya bisa diassign ke satu employee role?

  • Tidak, satu employee role dapat mempunyai beberapa akses. Sebaliknya juga satu akses bisa mempunyai beberapa employee role

• Apakah masih bisa menggunakan menu employee access untuk pengaturan PO?
  Masih bisa.

• Apakah bisa save advanced setting bila access tidak lengkap?
  Tidak bisa, seluruh access request, approval, dan fulfillment harus diisi dengan role.

• Apakah kita bisa menggunakan simple di PO dan advanced di PO atau sebaliknya?
  Bisa, settings PO dan PO berdiri sendiri-sendiri

  Dengan Advanced PO, Anda makin mudah melacak stok secara detail di semua outlet bisnis. Aktifkan Advanced PO sekarang!

Daftar Materi Mulai Menggunakan Advanced PO

Materi 1: Tentang Fitur Advanced PO untuk Pemesanan Barang dan Cara Mengaktifkannya (2 Menit)

Materi 2: Menerapkan Create Request, Approval & Reject, dan Fulfillment dalam fitur Advanced PO