Setelah mengaktifkan fitur Advanced PO dan menentukan peran pegawai yang terlibat dalam prosesnya, Anda sudah dapat melakukan proses PO. Simak berbagai cara melakukannya dalam artikel berikut

Konten dalam artikel berikut:

• Advanced PO Create Request dan Cara Menerapkannya
• Advanced PO Approval & Reject dan Cara Menerapkannya
• Advanced PO Shipment dan Cara Menerapkannya 
• Advanced Stop PO Fulfillment, PO history log dan Cara Menerapkannya

Advanced PO Create Request dan Cara Menerapkannya

Create Request merupakan fitur yang  yang perlu Anda gunakan jika ingin mengajukan permintaan PO barang dari suatu outlet.

Langkah-langkah Create Request:

1. Akses ke Create PO
1. Setelah advanced settings dinyalakan, tampilan Purchase Order akan berubah. Terdapat tab baru yang menandakan langkah-langkah dari request PO sampai selesai.
2. Setiap langkah hanya bisa dilakukan oleh employee yang sudah diberikan access. 
3. Untuk membuat request PO, pastikan Anda sudah mempunyai access untuk request PO, Kalau belum di all PO, silahkan pilih “All PO” 
4. Lalu pilih “Create PO”
2. Mengisi form Purchase Order
1. Pilih outlet yang diinginkan, pilihan outlet akan berdasarkan outlet yang diberikan akses di employee access
2. Pilih supplier yang telah di save di menu supplier. Bila tidak ada supplier silahkan memilih no supplier
3. Isi notes bila dibutuhkan
4. Pilih add ingredient/item
5. Pilih ingredient/item yang diinginkan
6. Bila sudah memilih item/ingredients masukan quantity yang ingin dipesan dan berapa harga per unit
7. Ketika semua lengkap klik Create

Mengedit PO request yang telah dibuat

Ketika PO telah dibuat maka status akan berubah menjadi “Waiting for approval”. Selama request belum di approve, maka requester dapat mengedit PO dengan mengklik tombol edit PO. 

Advanced PO Approval & Reject dan Cara Menerapkannya

Selanjutnya, Anda juga dapat menentukan apakah akan mengkonfirmasi (approve) atau menolak (reject) permintaan yang telah diajukan sebelumnya.

Langkah-langkah PO Approval :

1. Pilih Approval menu untuk meninjau permintaan dan menyetujuinya. (Hanya bisa dilihat dan dilakukan oleh role yang diberi akses)
2. Seperti yang bisa dilihat, hanya permintaan dengan status “Waiting for Approval” yang akan muncul di list. 
3. Klik permintaan yang ingin ditinjau dan disetujui
4. Form akan tampil dengan seluruh informasi permintaan untuk ditinjau. 
5. Ketika peninjau sudah selesai dan setuju dengan permintaan, klik Approve PO. 
6. Setelah permohonan disetujui, status pada permintaan menjadi fulfillment(menunggu penerimaan barang)

Langkah-langkah PO Reject:

1. Setelah meninjau permohonan PO, terkadang terdapat sebuah kesalahan yang membuat permohonan harus ditolak. 
2. Bila ingin menolak permohonan. Pilih reject. Reject mempunyai dua opsi yaitu fully reject (tolak total dan proses akan berhenti) dan reject with revision (menolak tapi memberikan kesempatan kepada pemohon untuk memperbaiki)
3. Setelah memilih maka pop up untuk memasukan catatan wajib untuk diisi. Lalu status akan berubah menjadi rejected/reject with revision dan berada di tab rejected. 

Advanced PO Fulfillment dan Cara Menerapkannya

Langkah-langkah PO Fulfillment:

1. Proses penerimaan barang
1. Setelah approve, maka status permohonan akan menjadi “fulfillment(0%)” menandakan bahwa proses penerimaan sudah bisa dilakukan. Pilih menu Fulfillment untuk memulai penerimaan. 
2. Pilih permohonan yang ingin dimulai proses penerimaannya. 
3. Klik Start Fulfillment untuk memulai. 
2. Proses mengisi form untuk penerimaan barang secara utuh atau parsial dan pencatatan barang rusak
1. Silahkan isi berapa jumlah barang yang diterima di setiap item/ingredients. Bila seluruh pengiriman diterima, masukan angka sesuai pesanan di kolom accepted.
2. Bila yang diterima sebagian maka silahkan menuliskan angka dari jumlah yang diterima, lalu remaining akan otomatis menampilan sisa yang harus di fulfill.
3. Bila terdapat barang rusak, silahkan menuliskannya di damaged untuk pencatatan. Tetapi angka ini tidak akan mengurangi remaining.  
3. Proses penyimpanan form dan penerimaan barang selanjutnya setelah penerimaan pertama
1. Bila penerimaan barang masih parsial, maka merchant bisa melanjutkan proses penerimaan kembali dengan proses yang sama seperti sebelumnya.
2. Bila semua penerimaan sudah selesai (100%) maka status akan berubah menjadi completed. 
3. History log dan informasi detail telah terlampir di form. 

Advanced Stop PO Fulfillment, PO history log dan Cara Menerapkannya

Langkah-langkah Stop PO fulfillment:

1. Bila terdapat skenario bahwa barang tidak bisa dikirim lagi dari supplier. Maka merchant bisa memberhentikan fulfillment. Silahkan klik Stop fulfillment
2. Barang yang kurang akan otomatis terhitung dan tidak akan dimasukan ke stock. Barang cancel akan tercatat sebagai history. Bila sudah yakin silahkan klik Stop fulfillment. 
3. Status akan berubah menjadi completed

History Log dan detail penerimaan barang

1. Seluruh aktivitas dan informasi akan selalu tercatat di history log.
2. Pilih detail history di history log untuk melihat detail penerimaan barang 
3. Di dalam history log, merchant bisa melihat setiap proses penerimaan dan barang - barang rusak dan tercancel. 

Anda juga dapat mempelajari fitur advanced PO melalui vidio berikut:

Sekarang Anda sudah siap untuk menggunakan fitur Advanced PO.  Selamat mencoba!

Mari pelajari artikel Advanced Inventory lainnya:

• Fitur Advanced PO untuk Proses Purchase Order yang Lebih Terstruktur & Akurat
• Tentang Fitur Advanced PO untuk Pemesanan Barang dan Cara Mengaktifkannya