Setelah Anda telah berhasil mempelajari fitur kunci pada Inventory yaitu melakukan tracking inventory di Materi 1 : Mengenal Fitur Inventory, Cara Menerapkan Track Inventory, Stock Limit, dan Email Notification. Materi ini akan menjelaskan anda mengenai menambah stok baru ke dalam sistem, cara memasukkan data supplier, membuat purchase order secara manual dan import excel.

Daftar Isi

• Studi Kasus dan Tentang Fitur Purchase Order
• Cara Memasukkan Data Supplier
• Cara Membuat Purchase Order
• Cara Mengimpor Purchase Order Melalui Excel

Studi Kasus dan Tentang Fitur Purchase Order

Pak Budi adalah pemilik “Resto Moka Jaya”, restoran yang memiliki spesialisasi pada menu ayam goreng. Sering kali Pak Budi mengalami kesulitan dan kesalahan dalam melakukan track stok dan bahan baku yang masuk ke outlet, terutama mengetahui siapa supplier stok barang tersebut.

Pak Budi membutuhkan teknologi yang mempermudah track barang yang masuk “Resto Moka Jaya”. Apa solusinya?

Fitur Purchase Order hadir dan memiliki fungsi untuk menambahkan jumlah stok baru pada outlet sehingga tetap menjaga jumlah stok dan akurasi harga modalnya, sesuai dengan masalah yang dihadapi Pak Budi. 

Sebelum mengetahui cara menggunakan fitur purchase order, pastikan Anda sudah menerapkan Track Inventory, Stock Limit, dan Email Notification terlebih dahulu karena fitur ini bisa digunakan apabila ketiga fitur di atas sudah diaktifkan.

Cara Memasukkan Data Supplier

Sebelum menggunakan fitur purchase order, Anda diarahkan untuk mencatat data supplier agar lebih mudah memastikan identitas pihak supplier barang Anda. Langkah ini tidak wajib dilakukan. Jika dilakukan, Anda dapat lebih mudah mengenali siapa yang mensuplai stok barang sekaligus dapat mengirim email langsung kepada pihak supplier.

Berikut langkah untuk membuat supplier:

1. Login ke Back Office Moka
2. Kunjungi menu INVENTORY
3. Pilih Suppliers
4. Klik Create Supplier
   
   
5. Masukkan informasi supplier Anda, seperti nama, nomor telepon, email, dan alamatnya
6. Klik Save
   

Akses Back Office Moka untuk mulai memasukkan data supplier.

Cara Membuat Purchase Order

Ini merupakan fitur untuk melakukan pemesanan satu jenis produk (tidak bisa berbagai jenis sekaligus) kepada supplier outlet Anda. Simak GIF-nya sebagai berikut

Berikut langkah-langkah membuat purchase order:

1. Login ke Back Office Moka
2. Kunjungi menu INVENTORY
3. Pilih Purchase Order (PO)
4. Pilih outlet dan periode waktu untuk menentukan outlet mana dan kapan untuk memesan stok barang atau bahan baku.
5. Tentukan Item Library untuk membuat pesanan barang untuk membuat pesanan bahan baku.
6. Klik Create PO
   
7. Pilih outlet dan pilih supplier untuk membuat PO.
   Catatan: Jika tidak memilih supplier, kolomnya akan terupdate menjadi No Supplier secara otomatis.
8. Klik Add Item atau Add Ingredients.

9. Cari dan pilih barang atau bahan baku yang ingin Anda pesan.

10. Isi kuantitas pesanan dan harga per unit, lalu klik Add
11. Klik Create and Fulfill apabila barang yang Anda pesan sudah terpenuhi atau Create apabila pesanan Anda belum terpenuhi

Catatan: Moka melakukan perhitungan penambahan barang baru dan lama secara average ( harga barang lama : harga barang baru ) ex ( 5000 + 6000 ) / 2 = 5500

Akses Back Office Moka untuk mulai melakukan purchase order.

Cara Mengimpor Purchase Order Melalui Excel
Ini merupakan fitur untuk melakukan pemesanan beragam jenis produk (contoh: air mineral, soda, dan teh kemasan secara sekaligus) kepada supplier outlet Anda. Simak GIF-nya sebagai berikut

Berikut cara mengimpor purchase order melalui Excel:

1. Login ke Back Office Moka.
2. Kunjungi menu INVENTORY.
3. Pilih Purchase Order (PO).
4. Pilih toko dan periode waktu untuk menentukan toko mana dan kapan untuk memesan stok barang atau bahan baku.
5. Tentukan Item Library untuk membuat pesanan barang 
6. Tekan Import/Export.
7. Select Import PO.
8. Jika Anda belum mempunyai template untuk melakukan impor PO, klik Download Our Template. 
9. Buka file tersebut dengan Microsoft Excel dan ikuti langkah berikut untuk mengisi format data item:
   
   
   
   
   • Kolom A (Internal ID) akan dikeluarkan oleh sistem secara otomatis. Jangan ubah ID yang sudah ada di kolom tersebut.
   • Kolom B (Oulet Name) tidak perlu diisi karena nama outlet sudah tersimpan di backoffice.
   • Kolom C (Supplier Name) wajib diisi nama supplier sesuai nama yang disimpan di backoffice.
   • Kolom D (Item Name) tidak perlu diisi karena nama bahan baku atau barang sudah tersimpan di backoffice.
   • Kolom E (Variant Name [Item Library]) tidak perlu diisi karena nama varian barang sudah tersimpan di backoffice.
   • Kolom F (Category [Item Library]) tidak perlu diisi karena nama kategori barang sudah tersimpan di backoffice.
   • Kolom G (SKU [Item Library]) tidak perlu diisi karena SKU sudah tersimpan di backoffice.
   • Kolom H (In Stock [Item Library]) tidak perlu diisi karena jumlah stok barang Anda sekarang sudah tersimpan di backoffice.
   • Kolom I (Order [Item Library]) perlu diisi jumlah pesanan barang.
   • Kolom J (Unit Cost [Item Library]) perlu diisi harga satu barang (contoh: IDR1200 untuk 1 botol aqua).
     Catatan:
     • Ketika membuka file CSV, seringkali terdapat data beberapa tabel yang tercampur dan sulit terbaca, pelajari cara menanganinya di sini
     • Item yang tidak mengalami penambahan stok HARUS di delete rownya agar tidak terjadi error pada saat melakukan import
     • Kolom Order HARUS diisi, dan tidak akan bisa diproses apabila diisi oleh angka 0
     • Supplier email HARUS sesuai dengan email yang terdaftar di back office
     • Harga dari unit cost adalah harga per 1 barangnya
     • Moka melakukan perhitungan penambahan barang baru dan lama secara average ( harga barang lama : harga barang baru ) ex ( 5000 + 6000 ) / 2 = 5500
10. Simpan file tersebut dalam format .csv.
11. Ulangi langkah 1-7, masukkan file Anda dengan klik kotak ini, lalu tekan Upload.
    Catatan: ketika melakukan impor PO, status PO akan menjadi Created. Jika pesanan pembelian Anda sudah diterima, Anda dapat melakukan konfirmasi dengan klik Mark as Fulfilled di pesanan pada halaman PO.

Selamat Anda telah berhasil mempelajari Cara Memasukkan Data Supplier, Melakukan Purchase Order, dan Mengimpor Melalui Excel! Berikutnya, ikuti Materi 3 : Mengenal Fitur Adjustment untuk Menyesuaikan Stok Item dan Melakukan Stok Opname.