Setelah Anda selesai mengisi Library sesuai panduan di Materi 3: Melengkapi Akun di Backoffice, materi kali ini akan membantu Anda mengatur Inventory usaha Anda.

Pada menu Inventory, Anda dapat mengatur, memeriksa, serta mengecek jumlah dan status stok produk Anda beserta bahan baku yang tersedia di masing-masing outlet. Anda juga bisa memindahkan stok dari outlet satu ke outlet lain, melakukan penyesuaian stok, dan melakukan pemesanan ke supplier Anda.

Ikuti tahap berikut untuk mengatur Inventory di backoffice Moka. Anda juga bisa klik langsung ke topik tertentu yang ingin pelajari:

• Cara Melihat Inventory Summary 
• Cara Memasukkan Data Suppliers
• Cara Membuat Purchase Order (PO)
• Cara Melakukan Transfer Stok Antar Outlet
• Cara Menyesuaikan Selisih Stok di Adjustment 

Cara Melihat Inventory Summary 

Summary adalah halaman yang berisi ringkasan barang dan inventaris. Untuk melihat ringkasan stok barang dan bahan baku, ikuti langkah-langkah berikut: 

1. Pada menu backoffice, pilih menu INVENTORY, lalu klik Summary.
2. Pilih outlet dan periode waktu. 
3. Klik Item Library atau Ingredients untuk melihat rangkuman stok barang atau stok bahan baku.
4. Anda juga dapat melihat stok barang tersebut di kolom pencarian. 
5. Untuk mengunduh daftar tersebut ke format csv, klik Export. 

Untuk melihat definisi yang ada pada halaman Summary, lihat Cara Melihat Ringkasan Stok Barang dan Bahan Baku. 

Cara Memasukkan Data Suppliers

Suppliers adalah halaman yang berisi informasi kontak supplier usaha Anda. Informasi ini nantinya bisa Anda gunakan dalam melakukan Purchase Order (PO). Untuk memasukkan data supplier, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu Backoffice, pilih menu INVENTORY.
2. Pilih Suppliers.
3. Klik Create Supplier.
4. Pada bagian SUPPLIER DETAILS, masukkan informasi supplier Anda, seperti nama, nomor telepon, email, dan alamat.
5. Jika sudah selesai melakukan pengisian, klik Save.

Cara Membuat Purchase Order (PO)

Purchase Order adalah halaman dimana Anda bisa membuat detail pemesanan barang maupun bahan baku. Anda bisa membuat daftar pesanan lalu mencetaknya sebagai invoice yang bisa Anda kirimkan ke supplier Anda. Jika Anda sudah mendaftarkan supplier dalam sistem Anda, supplier terkait akan otomatis menerima email ketika Anda membuat detail pesanan.

Untuk membuat pesanan kepada supplier, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu backoffice, pilih menu INVENTORY, klik Purchase Order (PO).
2. Pilih outlet dan periode waktu untuk menentukan outlet mana dan untuk kapan Anda ingin memesan stok barang atau bahan baku.
3. Klik Item Library atau Ingredients untuk melakukan PO barang atau bahan baku. 
4. Klik Create PO.
5. Pada bagian CHOOSE OUTLET, pilih outlet. 
6. Pada bagian CHOOSE SUPPLIER, pilih supplier. 
   • Catatan: Jika tidak memilih supplier, kolom akan otomatis terupdate menjadi No Supplier.
7. Klik Add Item atau Add Ingredients. 
8. Cari dan pilih barang atau bahan baku yang ingin Anda pesan.
9. Isi kuantitas pesanan pada kolom Order dan harga per unit pada kolom Unit Cost, lalu klik Add.
10. Klik Create and Fulfill apabila pesanan barang sudah selesai atau klik Create jika Anda belum memproses order. Detail pesanan akan tersimpan di sistem dan bisa Anda cetak.
    • Catatan: Jika Anda memilih supplier yang telah terdaftar, detail pesanan Anda akan dikirim melalui email kepada supplier.

Jika Anda ingin melakukan PO dalam jumlah banyak melalui file excel, lihat Cara Mengimpor Purchase Order Melalui Excel. 

Cara Memindahkan Stok Antar Outlet di Transfer

Untuk memindahkan barang maupun bahan baku antar outlet, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu backoffice, pilih menu INVENTORY, klik Transfer.
2. Pilih nama outlet, waktu penyesuaian, serta jenis stok yang ingin disesuaikan (Item Library atau Ingredient).
3. Klik Create Transfer.
4. Pada bagian CHOOSE OUTLET, klik TO untuk memilih outlet tujuan.
5. Pada bagian TRANSFER STOCK TABLE, klik Add Item atau Add Ingredients.
6. Pilih jenis stok yang ingin Anda pindahkan
7. Isi jumlah stok yang ingin dipindahkan di kolom Transfer Quantity lalu klik Add.
8. Ulangi proses tersebut jika masih ada stok yang ingin dipindahkan.
9. Jika sudah selesai, klik Create. 

Cara Menyesuaikan Selisih Stok di Adjustment

Adjustment adalah halaman untuk menyesuaikan stok secara manual setelah Anda melakukan stok opname (penghitungan stok) atau ketika ada perubahan stok di luar aktivitas penjualan. Untuk menyesuaikan selisih stok, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu backoffice, pilih menu INVENTORY, klik Adjustment.
2. Pilih nama outlet, waktu penyesuaian, serta jenis stok yang ingin disesuaikan (Item Library atau Ingredient). 
3. Klik Create Adjustment.
4. Klik Add Item atau Add Ingredient.
5. Pilih stok yang ingin Anda sesuaikan.
6. Isi jumlah stok sebenarnya di kolom Actual Stock lalu klik Add.
7. Ulangi proses tersebut jika masih ada stok yang ingin disesuaikan.
8. Jika sudah selesai, klik Create.

Jika Anda ingin menyesuaikan jumlah stok dalam jumlah besar melalui file excel, lihat Cara Melakukan Stok Opname di Adjustment. 

Selamat, Anda berhasil mengatur Inventory di backoffice! Selanjutnya, ikuti Materi 5: Mengatur Data Pelanggan di Backoffice.