Setelah Anda selesai mengatur data pelanggan sesuai panduan di Materi 5: Mengatur Data Pelanggan di Backoffice, materi kali ini akan membantu Anda mengatur akses karyawan di usaha Anda.

Pada fitur Employees, Anda dapat mengatur peran serta otoritas akses karyawan Anda. Untuk menjaga keamanan operasional bisnis, Anda juga bisa menerapkan PIN Access dimana pin tersebut diperlukan untuk mengakses fitur-fitur tertentu dalam sistem Moka.

Ikuti tahap berikut untuk mengatur akses karyawan di backoffice Moka. Anda juga bisa klik langsung ke topik tertentu yang ingin pelajari:

• Cara Mengelola Daftar Karyawan di Employee Slots
• Cara Membuat Employee Role di Employee Access
• Cara Memasang PIN Access

Cara Mengelola Daftar Karyawan di Employee Slots

Untuk mencatat transaksi masing-masing karyawan dan mengatur akses fitur-fitur tertentu yang bisa digunakan karyawan, Anda perlu terlebih dahulu membuat daftar karyawan. Anda mendapatkan jatah gratis 5 karyawan untuk setiap outlet. Untuk menambahkan daftar karyawan agar mereka bisa menggunakan Aplikasi Moka maupun backoffice, pastikan karyawan memiliki akun email aktif dan ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Pada menu backoffice, pilih menu EMPLOYEES.
2. Pilih Employee Slots.
3. Klik Invite Employee.
4. Pada bagian INVITE EMPLOYEE, isi nama lengkap, email, dan nomor handphone karyawan.
5. Pada bagian EMPLOYEE ROLE, pilih peran untuk tiap karyawan Anda:
• Administrator: Peran ini yang biasanya mengurus pembukuan, seperti manager toko. Administrator dapat mengakses menu Employee Slots dan mengatur akses karyawan lainnya di outlet yang sama.
• Cashier: Peran ini hanya terbatas pada mengurus fitur-fitur proses pembayaran di Aplikasi Moka dan tidak memiliki akses ke backoffice.
6. Pilih Assign a Pin jika Anda ingin membatasi akses beberapa fitur untuk karyawan Anda dan mengatur kode PIN untuk karyawan tersebut. Selengkapnya tentang Akses PIN akan dijelaskan di bagian berikutnya.
7. Pada bagian ASSIGN OUTLETS, klik Assign Outlet, pilih outlet kerja karyawan tersebut, lalu klik Assign.
8. Pada bagian DESCRIPTION, Anda bisa menambahkan catatan lainnya terkait karyawan tersebut, misalnya tanggal bergabung, dan sebagainya.
9. Jika sudah selesai melakukan pengisian, klik Invite.
10. Minta karyawan Anda untuk mengecek email mereka email untuk membuka email verifikasi dari Moka, lalu klik Sign Up pada email tersebut.
11. Anda akan dialihkan ke suatu halaman untuk membuat kata sandi saat login backoffice, lalu klik Create Employee Account. 

Cara Membuat Employee Role di Employee Access

Anda bisa menentukan batasan akses fitur yang dapat dilakukan oleh tiap karyawan Anda berdasarkan role/perannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu backoffice, pilih menu EMPLOYEES.
2. Pilih Employees Access.
3. Klik Create Employee Role.
4. Isi nama akses role/peran karyawan pada kolom Role Name.
5. Pada pilihan App Permissions and Backoffice Permissions, centang kotak yang tersedia untuk menentukan fitur yang dapat diakses untuk role/peran tersebut.
6. Klik Create.
7. Arahkan kursor ke Privileges pada kolom akses untuk melihat daftar akses role/peran.

Cara Memasang PIN Access 

Jika Anda ingin menerapkan batasan akses ke tiap-tiap karyawan dan agar keamanan akses masing-masing karyawan lebih terjaga, Anda bisa menerapkan PIN bagi akun mereka dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada menu backoffice, pilih menu EMPLOYEES.
2. Pilih Employee Slots.
3. Pilih nama karyawan dari daftar karyawan yang pernah dibuat atau klik Add Employee Slot.
4. Input atau periksa informasi karyawan Anda, seperti nama depan (First Name), nama belakang (Last Name), Email dan nomor telepon (Phone Number).
5. Pilih peran yang sesuai. 
6. Centang kotak pilih Assign a PIN. 
• Sistem akan langsung membuat PIN 4 digit angka unik, namun Anda juga bisa menggantinya dengan 4 digit angka pilihan Anda selama kombinasi angkanya unik. Anda tidak boleh mempunyai PIN yang sama pada bisnis yang sama. 
• Centang kotak Allow employee to use PIN for in-app permission set on PIN Access untuk mengaktifkan kombinasi PIN tersebut agar karyawan bisa membuka fitur-fitur yang terkunci. Klik disini untuk mempelajari lebih lanjut tentang akses PIN. 
7. Pilih Assign Outlet.
8. Jika sudah selesai, klik Save.

Selamat, Anda berhasil mengatur akses karyawan di Backoffice! Selanjutnya, ikuti Materi 7: Mengatur Aplikasi Moka.